Styringspolicy "Etiske retningslinjer for leverandører" beskriver hovedprinsipper for hvordan konsernets leverandører skal etterleve krav i gjeldende lover og regler, sentrale FN- og ILO-konvensjoner. Leveranser til TAFJORD skal være forenelig med beskrevne krav.
Denne policyen gjelder konsernets leverandører og leverandørkjeden deres.
Revidert 7. desember 2022.
Forhold til nasjonale lover og regler
Leverandørens virksomhet skal i ethvert henseende være lovlig. Leverandøren skal holde seg informert om, og rette seg etter, de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og vedtak som gjelder for Leverandørens virksomhet. Leveranser til TAFJORD skal oppfylle og være forenlige med beskrevne vilkår.
Leverandører til TAFJORD skal overholde konsernets etiske retningslinjer for leverandører, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal lovgivning. Leveranser til TAFJORD skal være forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene angir minimumsstandarder. I tilfeller hvor internasjonalt anerkjente konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde, så langt dette er innenfor gjeldende lands lovgivning.
Personvern og datasikkerhet
Leverandøren skal ha rutiner og systemer som sikrer at personvernet ivaretas og at det ikke forekommer urettmessig tilegning, bruk eller deling av data, informasjon eller materiale. Leverandøren skal behandle alle fortrolige opplysninger på en etisk forsvarlig måte og til enhver tid innenfor avtalte rammer og gjeldende regelverk. Avvik og mistanke om avvik skal alltid rapporteres til kontaktpunkt for avtalen.
Miljø og klima
Leverandøren skal overholde relevante nasjonale og internasjonale miljøstandarder. Leverandøren skal ha et "føre var-prinsipp" knyttet til forurensning, miljørisiko og andre miljø- og klimautfordringer.
Vi foretrekker Leverandører som vil arbeide i samsvar med internasjonalt anerkjente miljøstyrings-prinsipper og til enhver tid søke å forbedre oss på disse områdene.
Leverandører som fokuserer på å oppnå energieffektivitet og minimere skadelige utslipp og avfallsproduksjon i et livsløpsperspektiv vil bli foretrukket.
Menneskerettigheter
Leverandøren skal respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter. Leverandøren skal respektere verdighet, personvern og personlige rettigheter for alle mennesker.
Arbeidsstandarder
Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger
Leverandøren skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet, og legge til rette for kollektive forhandlinger hvis en vesentlig del av arbeidstakerne er enig om dette. Leverandøren skal ikke diskriminere representanter for arbeidstakerne eller medlemmer av fagforeninger, men legge til rette for at disse personene har mulighet til å utføre sine funksjoner på arbeidsplassen.
I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal leverandøren tillate ansatte fritt å velge sine egne representanter innenfor lovgivningen.
Tvangsarbeid
Leverandøren skal ikke bruke noen form for tvang i forbindelse med ansettelse eller i arbeidsforhold. Leverandøren skal sikre at arbeidsforholdet mellom den ansatte og leverandøren er basert på frivillighet og uten trusler av noen form.
Leverandøren skal sikre at alle ansatte står fritt til å avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt leverandøren om dette på rimelig måte. Ansatte skal ikke behøve å deponere penger, identitetspapirer eller lignende i den hensikt å bli ansatt eller opprettholde et ansettelsesforhold.
Barnearbeid
Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Barn under 15 år eller i skolepliktig alder skal ikke utføre arbeid som kan være til skade for deres utdanning.
Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte er ikke akseptabelt.
Diskriminering
Leverandøren skal arbeide for å unngå direkte eller indirekte diskriminering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet, og skal fremme likestilling i ansettelsesforhold.
Leverandøren skal ikke tolerere noen form for seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende atferd.
Ansettelsesforhold
Leverandøren skal gi godtgjørelser som møter enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og overføres til de ansatte til avtalt tid.
Leverandøren skal sikre at arbeidstiden ikke er uforholdsmessig lang og at den som et minimum er innenfor rammer satt i relevante lover og regler. Leverandøren skal respektere den individuelle ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn.
Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves.
Leverandøren skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og at alle ansatte mottar skriftlige ansettelseskontrakter som beskriver ansettelsesforholdet på et språk som den ansatte forstår.
Helse, arbeidsmiljø og sikkerhet
Leverandøren skal sikre at alle ansatte har et sunt og sikkert arbeidsmiljø i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder, lover og regler. Leverandøren skal kontrollere yrkesrisiko og etablere tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder tegne alle lovpålagte forsikringer. Ved behov skal ansatte bli utstyrt med hensiktsmessig personlig sikkerhetsutstyr og læres opp i bruken av dette.
Leverandøren skal tilby regelmessig opplæring for å sikre at de ansatte har tilfredsstillende kompetanse knyttet til helse- og sikkerhetsspørsmål.
Når de ansatte tilbys losji skal leverandøren sikre at dette er rent, sikkert og at det møter de grunnleggende behovene til den ansatte og eventuelt dennes familie.
Forretningsmetoder
Korrupsjon og andre ulovlige forretningsmetoder
Leverandøren skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, bedrageri og all annen ulovlig forretningsvirksomhet. Leverandøren skal ikke tilby, love eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller insentiver til offentlige tjenestemenn, internasjonale organisasjoner eller andre tredjeparter i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom en mellommann.
Gaver og høflighetsgester
Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver eller ytelser til TAFJORD sine medarbeidere, representanter for TAFJORD, eller noen nært relatert til disse, som går ut over profilartikler og enkle oppmerksomheter. Høflighetsgester som sosiale begivenheter, måltider eller underholdning kan tilbys hvis det er et forretningsmessig aspekt involvert og kostnaden holdes på et rimelig nivå.
Utgifter til reise og opphold for TAFJORD sine representanter skal betales av TAFJORD.
Hvitvasking
Leverandøren skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og skal etablere tiltak for å unngå at virksomhetens finansielle transaksjoner benyttes til hvitvasking.
Konkurranse
Leverandøren skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ulovlig samarbeid om prising, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.
Roller og ansvar
Leverandør er forpliktet til å etterleve de krav som fremkommer av dette dokument i egen virksomhet. Leverandøren plikter å videreføre tilsvarende bestemmelser mot alle underentreprenører og kontraktsmedhjelpere. TAFJORD kan kreve dette arbeidet dokumentert innen rimelig tid på følgende måter:
a) Egenerklæring fra leverandør og/eller
b) Oppfølgingssamtaler med TAFJORD og/eller
c) Egen eller uavhengig tredjeparts kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted.
TAFJORD forbeholder seg videre retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted hos leverandør og/eller underleverandør i kontraktsperioden. TAFJORD kan til enhver tid kreve fremlagt dokumentasjon for eller kontrollere om kravene er oppfylt. TAFJORD eller den TAFJORD utpeker skal ha rett til innsyn i alle nødvendige systemer, herunder, men ikke begrenset til, økonomi, lønns- og arbeidsvilkår. Innsynsretten omfatter blant annet revisjon og verifikasjon, inklusive intervjuer, inspeksjon, kontroll og dokumentgjennomgåelse. Leverandøren skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slikt innsyn i 3 år etter siste betaling har funnet sted. Leverandøren skal sikre at TAFJORD har tilsvarende innsynsrett hos leverandørens underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.
Leverandøren kan selv velge å dokumentere oppfølging av kravene ved adekvat sertifisering av virksomheten.
Reaksjoner og oppfølging ved brudd på retningslinjene
Brudd på bestemmelsene i dette dokument innebærer brudd på hele eller deler av kontraktsforholdet. Gjentatte brudd på etiske retningslinjer eller manglende oppfølging etter punkt 5.7 ovenfor, etter at TAFJORD har påpekt forholdene, er alltid å anse som vesentlig kontraktsbrudd.
